Être à l’écoute de sa clientèle est l’une des principales tâches qu'incombe les entreprises qui veulent réussir. Manquer un appel est désormais devenu un luxe qu’une société ne peut pas se permettre, car la concurrence est rude. La moindre erreur peut avoir un impact sur la pérennité de l’entreprise. Tous les appels téléphoniques doivent être traités à temps même si un employé est parti en congé. L’installation d’une permanence téléphonique est devenue indispensable au sein des entreprises. Cela leur permet d’être à l’écoute de leur clientèle, de jour comme de nuit, durant les heures ouvrables, les week-ends et les jours fériés.
Qu’est-ce que la permanence téléphonique ?
Il s’agit d’une prestation délivrée par une entreprise spécialisée en gestion de secrétariat. Son rôle est de recevoir les appels entrants au nom de l’entreprise et de renseigner les appelants en fonction de ses activités. La permanence téléphonique lui permet de rester joignable à tout moment et de garder un bon rythme de travail. Avec la permanence téléphonique, l’entreprise peut proposer un accueil téléphonique plus personnalisé, d’informer son appelant de l’avancement des opérations en cours. L’entreprise ne manquera plus un message et les répondre en fonction de leur importance. La permanence technologique facilite la gestion des agendas, des rendez-vous, des séminaires, etc. En externe, la permanence téléphonique est gérée par un centre d’appel ou par un télésecrétaire à domicile pour les structures de grande. Ces prestataires peuvent assurer les fonctions d’une secrétaire qui n’est pas capable de n’effectuer que 35 heures par semaine d’accueil téléphonique. Toutes les entreprises doivent adopter un standard téléphonique, quel que soit son domaine d’activité, qu’elles soient des TPE, des PME, des grandes entreprises. Cette prestation s’adresse également à tous ceux qui pratiquent une profession libérale telle que les architectes ou les médecins. Si vous voulez plus d’informations, visitez le site switchy.pro.
Quels sont les avantages de la permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique permet aux clients de l’entreprise de profiter d’un accueil humain au sein d’un univers numérique. Pour se rapprocher de la clientèle, chaque entreprise se doit de répondre à toutes les demandes qui leur sont remises. C’est incontournable si elles veulent faire face à la concurrence qui s’endurcit de jour en jour. Que soit un centre d’appel ou une télésecrétaire à domicile, le prestataire en permanence téléphonique peut améliorer la relationnelle clientèle. Le prestataire peut en effet traiter un grand nombre d’appels. Recourir à un standard téléphonique renforce également la politique de fidélisation de client. Tous les appels reçus seront traités avec minutie. Chaque client satisfait améliore l’image de l’entreprise. Les appels ne dérangeront pas les activités de l’entreprise, puisque c’est l’entreprise en standard téléphonique qui s’en chargera. Même les rendez-vous seront gérés par le prestataire. La permanence téléphonique est une prestation très économique. Chaque entreprise est libre de choisir le forfait qui lui convient.
Quelles différences y a-t-il entre la permanence téléphonique et le télésecrétariat ?
La permanence téléphonique consiste à donner une image positive à l’entreprise. Ses clients peuvent demander assistance à tout moment sans attendre les horaires d’ouverture. Ce qui les rassure s’ils rencontrent des difficultés durant l’utilisation d’un produit ou d’un service. Ils savent également que s’ils ont besoin d’informations supplémentaires, ils peuvent appeler l’entreprise à tout moment. La permanence téléphonique consiste surtout à traiter tous les appels entrants de l’entreprise, qu'importe le jour et l’heure. C’est une branche du télésecrétariat. Cela peut être un service interne de l’entreprise, ou une prestation externalisée pour une meilleure mutualisation du service. La permanence téléphonique est prise en charge par des secrétaires compétentes qui savent comment gérer les rendez-vous et transférer les messages.
Le télésecrétariat se définit également comme un service de secrétariat externalisé. Le service est pris en charge par une tierce entreprise, experte dans le domaine. Pour répondre à la demande de son client, la société dédie une équipe d’experts qui prendra en charge tous les travaux de secrétariat de son client, ce qui lui permettra de se décharger de cette tâche. Une télésecrétaire peut prendre en charge plusieurs missions : réception d’appel, gestion d’agenda, organisation des rendez-vous et des séminaires, archivage et classement des dossiers, etc. Cette solution est également très avantageuse, surtout pour les grandes structures, car le coût est moindre par rapport au volume de travail effectué. Son client définit ses besoins et l’entreprise l’effectue.
